時間をつくるためには日常業務を振り返って、「仕組み」のメスを入れる対象を見つけることが必要になる。問題になるのは、自分の中で「これが当たり前」だと思って取り組んでいる仕事である。会社の中で典型的な無駄な仕事は、その会社や部署でずっと続けられてきた「慣習」である。

対象が見つかったら、人やツールのような「自分以外の力」の活用をまず考えることが大切である。

①情報収集・管理
・スマホなどのプッシュ通知がこないように設定する
・新聞、書籍、雑誌など比較的質の高い情報に触れて、情報を選別する
・紙の情報はすべてPDF化し、クラウドで保存する
・名刺交換をしたら、その場でメールを送り、名刺を管理しない
・ファイル検索機能を使うことで、フォルダの分類に手をかけない

②メール処理
・即答できるメールはその場で行い、1回しか読まない
・本題のみ書く
・CCは基本的に読まない
・返信時の判断に5秒以上かけない
・一目でわかる件名をつける
・複数の受信トレイを使い分ける

③集中力を上げる
・早朝にルーチンワークをまとめてこなす
・集中したい時は、カレンダーでブロックする
・ルーチンワークは優先順位を考えない
・動きはじめの「初速」を使う
・5分の仮眠をとる

自分一人で仕事を抱えすぎると、生産性を上げることは難しくなっていく。個人レベルであっても「人の力を借りる」という意識を持つことは重要である。

①マニュアルを作成する
業務を人に任せるためには、必ず「教える」という作業が発生する。この時、口頭で行うのではなく、マニュアルを作成するのが効率がいい。マニュアルを作成するには、次の3つのルールを守ることが大事である。

1．口頭で説明しなくても伝わるないようにする
2．スキルや経験のない人でもミスが起きない内容にする
3．ミスが起きなくなるまで、改善を繰り返す

再現性の高いマニュアルができ上がれば、自分以外のメンバーにその業務を任せることができるようになり、その空いた時間でさらに他の仕事をすることもできるようになる。

②チェックシートを作成する
チェックシートを使えば、新人でもすぐに仕事ができる。チェックシートを先頭から順番にこなしていけば、誰がやってもミスがなく、確実に終わるようになる。詳細なチェックシートがあれば、担当するスタッフの経験値や判断が入り込む隙がなくなる。チェックシートをつくる時のコツは次の2つ。

1．概要と詳細に分ける　※細かすぎるかもというレベルまで書き込む
2．数字を使って、判断基準を明確にする